Laatste update: 31 Oktober 2025
ALGEMENE VOORWAARDEN – SPOQ ACADEMY
1. Inleiding
1.1. Deze Algemene Voorwaarden maken integraal deel uit van de Overeenkomst tussen de Klant en SPOQ en zijn van toepassing op alle Bestellingen, Opleidingen, Diensten en andere aanbiedingen beschikbaar onder de SPOQ Academy (via het SPOQ Digital platform) en Orders gesloten tussen de Klant en SPOQ (zoals hieronder gedefinieerd).
1.2. De algemene en bijzondere voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing en worden uitdrukkelijk uitgesloten (zelfs indien deze voorwaarden van de Klant anders bepalen en SPOQ deze niet uitdrukkelijk heeft geprotesteerd).
2. Definities
2.1. De volgende definities zijn van toepassing in deze Algemene Voorwaarden ongeacht of ze in het meervoud of in het enkelvoud worden gebruikt:
Algemene Voorwaarden: deze algemene voorwaarden, zoals van tijd tot tijd gewijzigd in overeenstemming met Artikel 18.2;
Bestelling: de schriftelijke of online bestelling van de Klant van Opleidingen, Diensten en toegang tot het Platform (indien van toepassing), zoals omschreven in de Order;
Diensten: de Opleidingen, voorbereiding van Opleidingen en andere professionele diensten besteld door de klant, zoals nader omschreven in de Order;
SPOQ: SPOQ BV, een besloten vennootschap opgericht naar Belgisch recht, met zetel te Meersstraat(HEU) 174, 9070, België en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen, onder nummer 1019.927.680 (RPR Gent, afdeling Gent);
SPOQ Digital: het SPOQ digital platform (beschikbaar op https://spoq.digital/login) en of andere SPOQ webshops or websites via dewelke de Klant Bestellingen voor Diensten kan plaatsen;
Ingangsdatum: de ingangsdatum zoals aangegeven op de bestelpagina en/of in de relevante Order;
Klant: de rechtspersoon die handelt voor professionele doeleinden en de Diensten afneemt bij SPOQ zoals geïdentificeerd in de relevante Order;
Klantgegevens: alle gegevens die door de Klant of diens medewerkers of vertegenwoordigers aan SPOQ worden bezorgd of die worden gegenereerd in de uitvoering van de Overeenkomst (bv. als gevolg van het gebruik van de Diensten of het Platform);
Intellectuele Eigendomsrechten: octrooien, rechten op uitvindingen, auteursrechten en naburige rechten, merken, bedrijfsnamen en domeinnamen, rechten op opmaak en handelsimago, goodwill, rechten op ontwerpen, rechten op computersoftware (in object en broncode), databankrechten, rechten op het gebruik van Vertrouwelijke Informatie (met inbegrip van knowhow en handelsgeheimen) en op de bescherming van de vertrouwelijkheid ervan, en alle andere intellectuele eigendomsrechten, ongeacht of ze geregistreerd of niet-geregistreerd zijn en met inbegrip van alle aanvragen en rechten om verlengingen of uitbreidingen van dergelijke rechten aan te vragen of toegekend te krijgen, en alle soortgelijke of gelijkwaardige rechten of vormen van bescherming die nu of in de toekomst om het even waar ter wereld bestaan of zullen bestaan;
Locatie: de plaats waar de Opleidingen doorgaan, i.e. via live-remote sessies (online), de kantoorruimten van de Klant of SPOQ of enige andere locatie zoals bepaald in de Order of op de bestelpagina;
Opleidingen: de training sessies, workshops, cursussen en opleidingen besteld door de klant zoals nader omschreven op de bestelpagina op Digital SPOQ of in de relevante Order;
Opleiding Materialen: de inhoud van de Opleidingen en eventueel ter beschikking gestelde of gebruikte lesmaterialen zoals presentaties, slide decks, foto’s, schema’s, afbeeldingen, stappenplannen, tablets, (zelf)- testen of andere informatie, documenten of materialen ter beschikking gesteld in het kader van een Opleiding of de Diensten;
Order: het aanbod van SPOQ met betrekking tot Opleidingen, Diensten en gebruik van het Platform, ongeacht de naam daarvan, waarin de modaliteiten van de samenwerking (zoals o.a. Locatie, duur, onderwerp, scope en prij) uiteengezet worden en dat integraal deel uitmaakt van de Overeenkomst na aanvaarding door beide Partijen overeenkomstig Artikel 3;
Overeenkomst: deze Algemene Voorwaarden, alle Orders gesloten onder deze Algemene Voorwaarden en enige bijlage aan de Algemene Voorwaarden en/of Order zoals gesloten tussen de Klant en SPOQ;
Overmacht: elke onvoorzienbare gebeurtenis die niet toerekenbaar is aan de Partij die zich op de Overmacht beroept en die de uitvoering van de verbintenissen (andere dan diens betalingsverplichtingen) door deze Partij onmogelijk maakt, onder meer, zonder hiertoe beperkt te zijn, een overstroming, droogte, aardbeving of andere natuurramp; een epidemie of pandemie; een terroristische aanval, oorlog, gewapend conflict, sancties, embargo of verbreking van diplomatieke betrekkingen; een wet of maatregel van een regering of overheidsinstantie, met inbegrip van, zonder hiertoe beperkt te zijn, een uitvoer- of invoerbeperking, quota of verbod; een instorting van een gebouw, brand of explosie; een arbeids- of handelsgeschil, transportproblemen, staking, industriële actie of uitsluiting; een niet(-tijdige) nakoming door, problemen of overmacht bij een leverancier of onderaannemer; een onderbreking of storing van de nutsvoorzieningen, internet of telecommunicatienetwerken, cyberattacks, en alle andere omstandigheden die in het algemeen als overmacht worden gekwalificeerd);
Partij en Partijen: SPOQ en/of de Klant;
Platform: het e-learning platform dat eigendom is van SPOQ en toegang verschaft tot learning tools, kennistesten en andere inhoud ter ondersteuning van zelfstudie, de Opleidingen en de Diensten;
Vertrouwelijke Informatie: de informatie van een Partij, hetzij in schriftelijke, mondelinge, elektronische of andere vorm, en die uitdrukkelijk als vertrouwelijk of eigendomsrechtelijk is aangemerkt, of redelijkerwijs als vertrouwelijk moet worden beschouwd of traditioneel als vertrouwelijk wordt erkend, ongeacht of deze al dan niet uitdrukkelijk als vertrouwelijk is aangeduid. De Vertrouwelijke Informatie van SPOQ omvat alleszins alle informatie met betrekking tot de Diensten, Opleidingen, Opleiding Materialen en het Platform (zonder daartoe beperkt te zijn).
3. Bestelling en aanbod
3.1. Door het plaatsen van een Bestelling (via SPOQ Digital of via tussenkomst van een sales persoon bv. door het ondertekenen van een Order) komt de Overeenkomst tot stand en erkent de Klant dat zij deze Algemene Voorwaarden (inclusief enige bijlagen aan deze Algemene Voorwaarden) heeft gelezen, begrijpt en aanvaardt. Deze Algemene Voorwaarden worden aan de Klant ter kennis gebracht voordat de Klant zijn/haar Bestelling dient te bevestigen. Indien je deze Algemene Voorwaarden namens de Klant aangaat, verklaar en garandeer je dat (i) je volledig wettelijk bevoegd bent om de Klant aan de Algemene Voorwaarden te binden; (ii) je deze Algemene Voorwaarden hebt gelezen en begrepen; en (iii) je in naam en in opdracht van de Klant instemt met deze Algemene Voorwaarden.
3.2. In geval van tegenstrijdigheid, inconsistentie of dubbelzinnigheid tussen een bepaling van deze Algemene Voorwaarden en een door beide Partijen aanvaarde Order hebben de bepalingen van deze Algemene Voorwaarden voorrang tenzij uitdrukkelijk anders bepaald in de relevante Order. In geval van tegenstrijdigheid tussen deze Algemene Voorwaarden en enige bijlage of tussen de bijlagen, zal de bijlage naargelang het onderwerp voorrang krijgen.
3.3. Gelet op het feit dat de Klant optreedt in het kader van haar beroepsactiviteiten, beschikt de Klant niet over een herroepingsrecht om de Overeenkomst ten aanzien van de Bestelling zonder opgave van reden te herroepen.
3.4. SPOQ streeft ernaar om een zo actueel, volledig en nauwkeurig mogelijke omschrijving van de aangeboden Opleidingen, Diensten en het Platform weer te geven (op haar website en brochures, marketing materalen, etc.). SPOQ is echter niet verantwoordelijk voor materiële vergissingen in deze omschrijving of voor wijzigingen in haar aanbod. SPOQ behoudt zich het recht voor om te allen tijde haar aanbod, zonder voorafgaande kennisgeving, te wijzigen. De Klant kan te allen tijde SPOQ contacteren voor de meest actuele informatie over een aanbod. In het geval Opleidingen of Diensten niet (langer) beschikbaar zijn (ongeacht eventueel ontvangen aankoopbevestiging) kunnen beide Partijen, zonder schadevergoeding verschuldigd te zijn, de Overeenkomst annuleren.
3.5. De definitieve beschrijving van de te leveren Opleidingen en Diensten is opgenomen op de bestelpagina, bestelconfirmatie en/of de Order (zoals van toepassing). De beschrijvingen, afbeeldingen, illustraties en andere aanduidingen op Digital SPOQ of SPOQ haar websites en marketing materialen worden enkel ter inlichting gegeven. De Klant erkent en aanvaardt dat de Opleidingen, Opleiding Materialen, Diensten en Platform, (licht) afwijkend kunnen zijn.
4. Opleidingsmodaliteiten en uitvoering van de Diensten
4.1. De Opleidingen en Diensten vinden, onder voorbehoud van betaling door de klant van de toepasselijke vergoedingen, plaats op de datum en Locatie, allen zoals uiteengezet zoals uiteengezet op de bestelpagina of in de relevante Order. De relevante modaliteiten van de Opleidingen en Diensten zullen steeds worden weergegeven op de bestelpagina en/of relevante Order (zoals duurtijd, onderwerp, etc.).
4.2. Opleidingen worden gegeven in de taal zoals schriftelijk overeengekomen of aangegeven op de bestelpagina of in de Order. Standaard worden Opleidingen steeds gegeven in het Nederlands.
4.3. De Klant erkent dat, tenzij expliciet, schriftelijk anders overeengekomen, de Opleidingen en Diensten geleverd worden door een lesgever naar beschikbaarheid en keuze van SPOQ. De Overeenkomst wordt niet intuitu personae afgesloten. SPOQ mag onderaannemers inschakelen bij de uitvoering van de Overeenkomst, op voorwaarde dat deze onderaannemers de bepalingen van de Overeenkomst naleven. In ieder geval zullen de Opleidingen en Diensten worden uitgevoerd met de vereiste zorg en op een correcte, loyale en efficiënte wijze, naar best vermogen, volgens de algemeen aanvaarde industry practices.
Termijnen zijn louter indicatief.
4.4. De Klant erkent dat Opleidingen en Diensten niet door SPOQ worden verstrekt maar door onafhankelijke derde partij lesgevers en experten. Deze lesgevers zijn volledig verantwoordelijk voor de inhoud, methodiek en uitvoering van de Opleiding en de ter beschikkingstelling van eventuele Opleiding Materialen. Lesgevers behouden volledige discretionaire bevoegdheid om de inhoud en het verloop van de Opleiding alsook de terbeschikkingstelling van Opleiding Materialen zelfstandig in te vullen. De klant erkent dat SPOQ geen controle heeft over de inhoud van de Opleiding en Opleiding Materialen en geen enkele verantwoordelijkheid aanvaardt voor eventuele schade of verliezen voortvloeiend uit het gebruik van de door de lesgever
verstrekte informatie, kennis, documenten of andere Opleiding Materialen met inbegrip van hun juistheid, wettigheid, kwaliteit, tijdigheid of volledigheid.
4.5. Tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen, is het maken van geluids- of beeldopnames van de Opleidingen en Opleiding Materialen (live of online) strikt verboden.
4.6. Eventuele certificaten of aanwezigheidsattesten worden uitsluitend verstrekt door de relevante lesgever, onder diens volledige verantwoordelijkheid. SPOQ is op geen enkele wijze verantwoordelijk voor de juistheid, geldigheid of toekenning van zulke documenten of certificaten. Eventuele certificaten of (aanwezigheids- )attesten worden slechts uitgereikt na volledige betaling en op voorwaarde dat de deelnemer, naar discretie van de lesgever, aan de opleidingscriteria voldoet (zoals voldoende aanwezigheid, slagen voor testen en examens, etc.).
4.7. De Klant kan SPOQ verzoeken om bepaalde Opleidingen of Opleiding Materialen te personaliseren en/of andere Diensten te verrichten. SPOQ kan naar eigen goeddunken instemmen met het verlenen van zulke gepersonaliseerde Opleidingen, Opleiding Materialen en/of Diensten. In voorkomend geval zullen de omvang en modaliteiten (zoals toepasselijke vergoeding) van zulke gepersonaliseerde Opleidingen, Opleiding Materialen en Diensten afgesproken worden in een afzonderlijke Order. Alle gepersonaliseerde Opleidingen en Diensten worden verleend in overeenstemming met deze Algemene Voorwaarden tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders bepaald.
4.8. SPOQ en de relevante lesgevers voeren de Diensten op een volkomen onafhankelijke wijze en naar eigen inzicht uit, zonder enige band van ondergeschiktheid ten aanzien van de Klant. Deze onafhankelijkheid vormt een essentieel onderdeel van de Overeenkomst, zonder hetwelk de Partijen deze niet zouden hebben gesloten. De relatie tussen Partijen is die van onafhankelijke contractanten. Niets in deze Overeenkomst brengt een arbeidsrelatie, partnerschap of joint venture tussen de Partijen tot stand.
4.9. Opdat SPOQ de Overeenkomst tijdig kan uitvoeren, zal de Klant (i) aan SPOQ alle informatie en documenten verstrekken die nodig zijn voor een goede uitvoering van de Overeenkomst, en garandeert aan SPOQ dat alle informatie en documenten die hij aan SPOQ bezorgt juist en volledig zijn; (ii) ervoor zorgen dat de Locatie voldoet aan alle technische en wettelijke vereisten om de Opleidingen en Diensten te kunnen leveren; en (iii) de nodige voorzieningen treffen teneinde SPOQ in staat te stellen de Opleidingen en Diensten naar behoren te leveren, inclusief het voorzien van de nodige infrastructuur en hardware voor on-site trainingen op Locaties voorzien door de Klant die voldoen aan de systeemvereisten zoals van tijd tot tijd schriftelijk bezorgd of uiteengezet in de Order (zoals het voorzien van internet-connectie, presentatieschermen, beamer, geluidsvoorzieningen, etc.).
5. Annulering van Opleidingen en Diensten
5.1. Indien een Opleiding specifiek gepland op vraag van de Klant niet kan plaatsvinden of indien de Klant of één van diens ingeschreven deelnemers voor een algemene Opleiding gepland door SPOQ niet kan deelnemen aan een Opleiding wegens ziekte of Overmacht, dient de Klant dit onmiddellijk schriftelijk mee te delen aan SPOQ. Alle Opleidingen dienen minstens tweeënzeventig (72 uur) voor aanvang van de sessie te worden geannuleerd of verplaatst, anders worden de kosten van de Opleiding en Diensten volledig aangerekend. In ieder geval zullen reeds gepresteerde Diensten (zoals voorbereiding van Opleidingen in zulk geval aangerekend kunnen worden. In geval van tijdige annulering (i.e. binnen de termijn uiteengezet in deze paragraaf) zal de Klant ter waarde van de Opleiding credits krijgen die ingezet kunnen worden voor andere Opleiding en of Diensten. De Klant mag steeds een deelnemer laten vervangen door een andere deelnemer binnen diens organisatie, mits dit tijdelijk schriftelijk wordt meegedeeld aan SPOQ.
5.2. Bij ziekte, verhindering of Overmacht van de relevante lesgever of SPOQ, zal SPOQ de Klant hiervan zo snel mogelijk op de hoogte stellen en wordt aan de Klant in samenspraak een alternatieve Opleiding datum aangeboden of wordt er een alternatieve lesgever voorgesteld. Opleidingen kunnen door SPOQ tot achtenveertig (48) uur kosteloos geannuleerd worden, in welk geval de Klant ter waarde van de Opleiding credits zal ontvangen voor het inplannen van een nieuwe Opleiding en/of voor het verstrekken van Diensten. Indien een Opleiding minder dan achtenveertig (48) uur op voorhand wordt geannuleerd, zullen alle reeds betaalde vergoedingen aan de Klant terugbetaald worden en zullen nog te betalen bedragen geaccrediteerd worden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Zonder afbreuk aan voorgaande, is SPOQ niet aansprakelijk voor enige annulering of uitstel.
6. Platform
6.1. Tenzij anders aangegeven in de relevante Order of op de bestelpagina, verleent SPOQ aan de Klant onder voorbehoud van betaling van alle toepasselijke vergoedingen, een persoonlijke, herroepelijke, beperkte, niet-exclusieve, niet-overdraagbare en niet-sublicentieerbare licentie om tijdens de duur van de Overeenkomst gebruik te maken van het Platform voor diens interne (zakelijke) doeleinden. De licentie omvat het recht om eindgebruikers die namens de Klant deelnemen aan Opleidingen toegang te verlenen tot het Platform, in overeenstemming met de bepalingen van de Overeenkomst. De krachtens deze Overeenkomst verleende licentie is beperkt tot de uitdrukkelijk in de Overeenkomst vastgelegde reikwijdte en zoals beschikbaar op de Ingangsdatum. De toegang tot het Platform is beperkt in de tijd zoals beschreven in de Order of op de bestelpagina.
6.2. SPOQ behoudt zich het recht voor om wijzigingen en updates aan het Platform door te voeren, en om van tijd tot tijd bepaalde functionaliteiten te wijzigen, toe te voegen of te verwijderen, zonder voorafgaande kennisgeving, op voorwaarde dat SPOQ geen wezenlijke functionaliteiten van het Platform zal wijzigen zonder voorafgaande kennisgeving aan de Klant. SPOQ behoudt zich het recht voor om toekomstige features en functionaliteiten slechts ter beschikking te stellen tegen bijkomende vergoeding en/of onder bijkomende voorwaarden.
6.3. De Klant erkent dat het naar behoren functioneren van het Platform vereist dat er van tijd tot tijd maintenance en/of updates worden uitgevoerd. SPOQ zal dit naar eigen goeddunken uitvoeren en redelijke inspanningen leveren om de impact op de dagelijkse activiteiten van de Klant tot een minimum te beperken. In geen geval is SPOQ aansprakelijk voor de niet-beschikbaarheid van het Platform. Waar mogelijk zal SPOQ voorafgaand schriftelijke kennis geven van geplande maintenance of updates die de beschikbaarheid van het Platform kunnen beïnvloeden. SPOQ zal bijkomend tijdens haar normale kantoor uren, naar best vermogen en zo snel als commercieel mogelijk, support verlenen in het geval van defecten of incidenten, via de support kanalen die van tijd tot tijd worden aangeboden (via het Platform). Indien naar oordeel van SPOQ, het aantal supportverzoeken overschrijdt wat commercieel redelijk is, behoudt SPOQ zich het recht voor om dergelijke supportdiensten aan te rekenen tegen haar op dat moment geldende tarieven, in welk geval SPOQ de Klant hiervan op de hoogte zal brengen.
7. Gebruik van het Platform en Opleiding Materialen
7.1. De Klant verbindt zich ertoe om het Platform en ter beschikking gestelde Opleiding Materialen, te allen tijde te gebruiken in overeenstemming met: (i) het beoogde gebruiksdoel daarvan: i.e. voor interne opleidingsdoeleinden van de Klant; (ii) alle toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen en de bepalingen van de Overeenkomst; en (iii) alle gebruiksinstructies, handleidingen en richtlijnen die van tijd tot tijd (door SPOQ) aan de Klant worden verstrekt. De Klant zorgt ervoor dat alle personen die gebruik maken van de Opleiding Materialen en het Platform of deelnemen aan Opleidingen zich hieraan ook houden.
7.2. Behalve voor zover uitdrukkelijk toegestaan in de Overeenkomst of vereist door de wet, zal de Klant (en garandeert de Klant dat diens geautoriseerde gebruikers en deelnemers aan Opleidingen) niet: (i) hun recht op toegang tot en gebruik van het Platform of Opleiding Materialen in sub-licentie geven, toewijzen, distribueren, overdragen, verkopen, leasen, verhuren of anderszins verhandelen of bezwaren, of de deze
namens een derde gebruiken of aan een derde ter beschikking stellen, noch een derde in staat stellen of toestaan voornoemde te doen; (ii) een onbevoegd persoon toegang verlenen tot of gebruik laten maken van het Platform, Opleidingen of Opleiding Materialen; (iii) het Platform en/of Opleiding Materialen bewerken, reproduceren, kopiëren, wijzigen of aanpassen, reverse engineeren, decoderen, onderwerpen aan reverse decompiling, inclusief voor het corrigeren van fouten, of op enige andere manier de broncode trachten te ontdekken of na te maken en/of toegang te verkrijgen tot de softwarecode, afgeleide werken te creëren op basis daarvan of een derde partij in staat stellen of toelaten dergelijke handelingen uit te voeren; (iv) enige aanduiding rond auteursrechten of andere eigendomsvermeldingen op het Platform en/of Opleiding Materialen verwijderen of wijzigen; (v) het Platform of de Opleiding Materialen gebruiken voor commerciële doeleinden of enige activiteit die in strijd is met de wet, de openbare orde of de goede zeden of die als lasterlijk, beledigend, verwerpelijk of onethisch beschouwd wordt, die in strijd met de rechten van anderen of die nadelig kan zijn voor de (reputatie van) SPOQ en/of derden; (vi) het Platform of de Opleiding Materialen gebruiken om ongevraagde commerciële communicatie (bv. spam) te versturen of voor het verzamelen van persoonlijke informatie in strijd met de wet (bv. phishing); en/of (vii) bestanden verzenden en/of uploaden die virussen, Trojaanse paarden, wormen, bots of andere programmatuur bevatten die het Platform en/of Opleiding Materialen (beschikbaar via het Platform) kunnen beschadigen, onbruikbaar of ontoegankelijk kunnen maken, wissen, toe-eigenen of die bedoeld zijn om de technische beschermingsmaatregelen van het Platform te omzeilen of verwijderen.
7.3. Voor het gebruik van het Platform zal voor iedere gebruiker een persoonlijke account aangemaakt worden. Accountgegevens zijn steeds persoonlijk en mogen niet gedeeld worden met derden. De Klant zal alleen toegang verlenen aan bevoegde gebruikers die deelnemen aan Opleidingen en accountgegevens zullen niet aan derden verstrekt worden. Indien de Klant of een gebruiker redenen heeft om aan te nemen dat haar accountgegevens (of die van een eindgebruiker) zijn verkregen door onbevoegde personen, dienen zij SPOQ onmiddellijk te contacteren om de betreffende gebruikersaccount te laten schorsen.
7.4. SPOQ behoudt zich het recht voor om elke gebruikersaccount die handelt in strijd met de Overeenkomst te schorsen of te beëindigen.
8. Prijzen en betaling
8.1. De Klant zal de Opleidingen, Diensten en Platform-licentie (inden van toepassing) betalen overeenkomstig de prijs en aan de tarieven van toepassing op het moment dat de Bestelling wordt geplaatst en zoals vermeld op de bestelpagina in SPOQ Digital of in de relevante Order.
8.2. SPOQ behoudt zich het recht voor om de toepasselijke prijzen en tarieven te allen tijde aan te passen naar de geldende tarieven zoals van toepassing op de effectieve dag van de Bestelling. SPOQ kan geen garanties geven over geldende prijzen en tarieven en de klant erkent dat de relevante lesgevers van tijd tot tijd hun tarieven kunnen aanpassen. Bijkomend bestelde Opleidingen, Diensten en eventuele toegang tot het Platform worden steeds verkocht aan de dan geldende prijzen en tarieven.
8.3. Tenzij expliciet schriftelijk anders overeengekomen, zijn alle prijzen en tarieven (i) exclusief BTW; en (ii) exclusief taksen, belastingen, heffingen, kosten voor installatie en configuratie, verzekeringskosten, en redelijke kosten en uitgaven die worden gemaakt in de uitvoering van de Overeenkomst, inclusief reis- of transportkosten, dewelke bijkomend gefactureerd kunnen worden (op voorwaarde dat deze aangetoond worden op basis van bv. facturen).
8.4. Bestellingen zullen onmiddellijk betaald worden als laatste stap van het bestelproces via de betaalmodaliteiten beschikbaar op SPOQ Digital, het Platform of de website (zoals van tijd tot tijd gewijzigd kan worden). Alle Bestellingen die niet onmiddellijk betaald moeten worden als deel van het bestelproces (bijv. in het geval van tussenkomst van een sales persoon), zullen achteraf gefactureerd worden. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen (in de Order) zal de Klant de facturen van SPOQ binnen de dertig (30) kalenderdagen na factuurdatum betalen door overschrijving naar de bankrekening van SPOQ zoals vermeld in de factuur (of via een andere betalingswijze zoals gespecificeerd in de Offer of relevante Order). Uitgevoerde betalingen zijn definitief en niet-restitueerbaar.
8.5. Voor online betalingen via het (SPOQ Digital) maakt SPOQ gebruik van externe gespecialiseerde betalingsproviders. Online betalingen worden uitgevoerd met behulp van veilige protocollen en zijn onderworpen aan de algemene voorwaarden van de desbetreffende externe betalingsprovider, die als enige verantwoordelijk is voor de correcte uitvoering van alle online betalingen. Alle transactiekosten voor de betalingen worden gedragen door de Klant en de Klant gaat akkoord met de algemene voorwaarden van de betalingsprovider van zijn keuze.
8.6. Alle bedragen van onbetwiste facturen (of delen daarvan) die op de vervaldatum niet zijn betaald, zijn automatisch onderworpen aan een verwijlinterest gelijk aan het tarief zoals bepaald in de wet van 2 augustus 2002 voor laattijdige betalingen. Deze interest wordt dagelijks berekend vanaf de vervaldatum tot op het moment van volledige betaling. De Klant is gehouden tot betaling van alle kosten die worden gemaakt als gevolg van de (buiten)gerechtelijke invordering van de betalingsverplichtingen van de Expert-Partner met een minimum van honderdvijftig euro (€150). Indien de Klant haar betalingsverplichtingen niet nakomt, kunnen de rechten van de Klant krachtens de Overeenkomst worden geschorst (onverminderd enige andere rechtsmiddelen) totdat het openstaande bedrag en alle opgebouwde interesten volledig zijn ontvangen.
8.7. Tenzij de Klant de factuur van SPOQ schriftelijk betwist binnen de veertien (14) kalenderdagen na de factuurdatum wordt de Klant geacht de factuur van SPOQ te aanvaarden. In geval van betwisting bezorgt de Klant per aangetekend schrijven de objectieve en gemotiveerde redenen voor de betwisting en het bewijsmateriaal ter onderbouwing van de betwisting aan SPOQ. Indien de Klant maar een deel van de factuur betwist, moet de Klant het onbetwiste bedrag van de factuur betalen voor de vervaldag.
8.8. Alle krachtens de Overeenkomst verschuldigde bedragen worden betaald zonder recht op verrekening of tegenvordering en vrij van enige aftrek of inhouding, tenzij zulks bij wet is vereist, in welk geval de Klant zich verbindt om aan de aanvullende bedragen te betalen aan SPOQ die nodig zijn opdat de netto bedragen die SPOQ na aftrek en inhouding ontvangt, niet lager zijn dan de betalingen zonder aftrek of inhouding.
9. KMO-portefeuille
9.1. Indien de Klant voldoet aan de voorwaarden zoals vastgesteld door de Vlaamse overheid, kan deze voor bepaalde Opleidingen gebruik maken van de KMO-portefeuille. De Klant is zelf verantwoordelijk voor het nagaan van diens subsidiabiliteit en voor het correct en tijdig indienen van de subsidieaanvraag.
9.2. De Dienstverlener kan op verzoek facturen opmaken conform de regels van de KMO-portefeuille indien: (i) de opleiding effectief in aanmerking komt voor subsidiëring; (ii) de aanvraag binnen de wettelijke termijn wordt ingediend; en (iii) de betaling van het ondernemersaandeel tijdig wordt verricht via het KMO portefeuille-platform. Indien de subsidieaanvraag wordt geweigerd of niet (tijdig) wordt ingediend, blijft de Klant volledig gehouden tot betaling van het volledige factuurbedrag, zonder recht op korting of uitstel.
9.3. De Klant behoudt zich het recht voor om de opleiding niet aan te vatten indien niet voldaan werd aan de administratieve verplichtingen m.b.t. de KMO-portefeuille.
10. Duur en beëindiging van de Overeenkomst
10.1. De Overeenkomst vangt aan op de Ingangsdatum en blijft tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, van kracht tot de volledige uitvoering van de Diensten onder de relevante Order.
10.2. Zonder beperking van haar overige rechten of rechtsmiddelen, kan elk van beiden Partijen de Overeenkomst of een Order met onmiddellijke ingang beëindigen (of SPOQ kan de Overeenkomst of enige Order opschorten), zonder rechterlijke tussenkomst en zonder het respecteren van een (opzeg)termijn of het betalen van een (opzeg)vergoeding, door schriftelijke kennisgeving aan de andere Partij indien (i) de andere Partij een ernstige tekortkoming onder de Overeenkomst begaat en (indien de tekortkoming herstelbaar is) de tekortkoming niet herstelt binnen de dertig (30) kalenderdagen na ontvangst van een schriftelijk ingebrekestelling; (ii) de andere Partij het voorwerp wordt van een faillissement, insolventie, liquidatie ontbinding of soortgelijke procedure (vrijwillig of op bevel van de rechtbank, tenzij ten behoeve van een solvente herstructurering) of zijn bedrijfsvoering staakt of ophoudt zaken te doen.
10.3. Zonder beperking van haar overige rechten of rechtsmiddelen, kan SPOQ de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen, zonder rechterlijke tussenkomst en zonder het respecteren van een (opzeg)termijn of het betalen van een (opzeg)vergoeding, door schriftelijke kennisgeving aan de Klant beëindigen (of opschorten) indien de Klant haar verplichtingen onder de Overeenkomst met betrekking tot de licentie, Intellectuele Eigendomsrechten, gegevensbescherming en/of vertrouwelijkheid schendt.
10.4. Bij beëindiging van de Overeenkomst (om welke reden dan ook) (i) moet de Klant onmiddellijk alle onbetaalde bedragen en interesten uit hoofde van de Overeenkomst aan SPOQ betalen; (ii) zullen alle verleende licenties (op het Platform) automatisch beëindigen; (iii) behoudens voor zover vereist om te voldoen aan enige toepasselijke wettelijke of boekhoudkundige verplichting, zal elke Partij de Vertrouwelijke Informatie van de andere Partij die in het bezit of onder de controle is van de ontvangende Partij retourneren (of naar keuze van de bekendmakende Partij vernietigen en de vernietiging daarvan schriftelijk bevestigen).
10.5. Beëindiging van de Overeenkomst (om welke reden dan ook) zal geen invloed hebben op de rechten, rechtsmiddelen en aansprakelijkheden van de Partijen die vóór beëindiging zijn ontstaan. Elke bepaling van de Overeenkomst die uitdrukkelijk of stilzwijgend bedoeld is om van kracht te worden of blijven bij of na beëindiging van de Overeenkomst, blijft onverminderd van kracht.
11. Garanties
11.1. De Klant erkent dat de Opleidingen, Opleiding Materialen, Diensten en het Platform "as is" worden verstrekt. Met uitzondering van de voorgaande garantie en voor zover maximaal is toegestaan onder toepasselijk recht, geeft SPOQ geen verklaringen of garanties, expliciet of impliciet, onder deze Overeenkomst, met inbegrip van enige garanties van juistheid of volledigheid van gegevens, geschiktheid voor een bepaald doel, verhandelbaarheid, of niet-inbreuk.
11.2. In de uitvoering van de Diensten, Opleidingen en Overeenkomst kunnen bepaalde aanbevelingen en adviezen verstrekt worden aan de Klant. De Klant erkent dat zij de volledige verantwoordelijkheid voor de implementatie en/of de uitvoering van dergelijke aanbevelingen en adviezen zal dragen. De implementatie van eventuele adviezen en aanbevelingen is steeds context-gebonden en dient te worden geïmplementeerd
door een ervaren expert in de relevante industrie, rekening houdend met de relevante situatie en toepasselijke (lokale) wetgeving. Informatie verstrekt tijdens Opleidingen of in de uitvoering van Diensten alsook de Training Materialen, zijn louter informatief en de Klant erkent dat gelet op de snelle en constante evolutie en complexiteit van de behandelde materies SPOQ geen garantie geeft over en hierbij alle aansprakelijkheid voor de inhoud van Opleidingen en Opleiding Materialen uitdrukkelijk afwijst.
12. Aansprakelijkheid
12.1. Verwijzingen naar aansprakelijkheid in dit Artikel 12 omvatten elke vorm van aansprakelijkheid, met inbegrip van een contractuele aansprakelijkheid, aansprakelijkheid voor onrechtmatige daad (inclusief nalatigheid), schending van wettelijke plicht, verkeerde voorstelling van zaken, restitutie of anderszins.
12.2. Voor zover als maximaal toegestaan onder toepasselijk recht, is de totale aansprakelijkheid van SPOQ per gebeurtenis (of reeks van samenhangende gebeurtenissen), Bestelling en per contractjaar beperkt tot de bedragen die de Klant daadwerkelijk aan SPOQ betaalde voor die Bestelling waaronder de gebeurtenis die aanleiding heeft gegeven tot de aansprakelijkheid zich heeft voorgedaan. SPOQ is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt (i) door ongeoorloofd gebruik van de Diensten of het Platform; en/of (ii) voor de inhoud van Opleidingen en Opleiding Materialen of voor beslissingen gebaseerd daarop.
12.3. Voor zover als maximaal toegestaan onder toepasselijk recht, is SPOQ niet aansprakelijk voor enige indirecte, punitieve, bijzondere, gevolg- of soortgelijke schade, met inbegrip van, maar zonder hiertoe beperkt te zijn: winstderving, omzetverlies of verlies van zaken, verlies van overeenkomsten, verlies van verwachte besparingen, verlies van of schade aan software, gegevens of informatie, verlies van goodwill.
13. Intellectuele eigendomsrechten
13.1. Alle Intellectuele Eigendomsrechten die verband houden met de Opleidingen, Opleiding Materialen, Diensten en het Platform zijn en blijven de exclusieve eigendom van SPOQ (of diens les- en licentiegevers).
13.2. Met uitzondering van de toegekende licentie onder deze Algemene Voorwaarden, verkrijgt de Klant, deelnemers aan de Opleiding of enige derde op geen enkele wijze enige titel, Intellectuele Eigendomsrechten of andere (eigendoms-)rechten van welke aard dan ook, in of met betrekking tot de Opleidingen, Opleiding Materialen, Diensten en/of het Platform.
13.3. De Klant en deelnemers aan de Opleidingen, krijgen een beperkt, persoonlijk, niet exclusief, niet sub licentieerbaar, niet overdraagbaar en herroepelijk recht om de Opleiding Materialen te gebruiken tijdens de Opleiding en nadien voor persoonlijke doeleinden (zoals opfrissing van de Opleiding) en strikt in overeenstemming met deze Algemene Voorwaarden. Het is de Klant en deelnemers aan Opleidingen uitdrukkelijk verboden om de Opleiding Materialen, (deels) te kopiëren, te wijzigen, openbaar te maken, te publiceren of voor directe of indirecte commerciële doeleinden te gebruiken, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen tussen de Partijen.
14. Vertrouwelijkheid
14.1. Elke Partij (de “Ontvangende Partij”) verbindt zich ertoe om de Vertrouwelijke Informatie van de andere Partij (de “Bekendmakende Partij”) te allen tijde, tijdens de duur van de Overeenkomst en voor een periode van vijf (5) jaar na beëindiging, (i) vertrouwelijk te behandelen (en de nodige maatregelen nemen om het vertrouwelijke karakter van de Vertrouwelijke Informatie te garanderen); en (ii) niet zonder de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Bekendmakende Partij (geheel of gedeeltelijk) bekend te maken aan derden (andere dan zijn werknemers, vertegenwoordigers, aannemers, onderaannemers of adviseurs die deze informatie nodig hebben om de rechten en verplichtingen onder de Overeenkomst uit te oefenen of na te komen (op voorwaarde dat voornoemde partijen gebonden zijn aan vertrouwelijkheidsverplichtingen die inhoudelijk overeenstemmen met de verplichtingen uit dit Artikel). De Ontvangende Partij mag de Vertrouwelijke Informatie van Bekendmakende Partij niet gebruiken voor enig ander doel dan voor de uitoefening of nakoming van zijn rechten en verplichtingen onder de Overeenkomst.
14.2. Elke Ontvangende Partij zal de Bekendmakende Partij onverwijld op de hoogte stellen indien zij kennis krijgt van een schending van de vertrouwelijkheid van de Vertrouwelijke Informatie van de Bekendmakende Partij en in verband daarmee alle redelijke bijstand verlenen.
14.3. De bepalingen van dit Artikel zijn niet van toepassing op informatie: (i) die wordt gepubliceerd of in het publieke domein komt, anders dan door een schending van de Overeenkomst; (ii) waarvan aangetoond kan worden dat de informatie reeds gekend was door de Ontvangende Partij vóór de bekendmaking door de Bekendmakende Partij; (iii) die rechtmatig is verkregen van een derde die niet gebonden is door een geheimhoudingsplicht; (iv) waarvan aangetoond kan worden dat de informatie door de Ontvangende Partij is gecreëerd onafhankelijk van de openbaarmaking op grond van deze Overeenkomst; of (v) die openbaar moet worden gemaakt ingevolge een (gerechtelijk) overheidsbevel (op voorwaarde dat de Ontvangende Partij de Bekendmakende Partij binnen een redelijke termijn op de hoogte stelt hiervan zodat deze een beschermingsbevel aan kan vragen, tenzij dit verboden zou zijn onder toepasselijk recht).
15. Klantgegevens
15.1. De Klant verleent hierbij aan SPOQ een niet-exclusieve licentie om de Klantgegevens te gebruiken en bewerken voor zover dit redelijkerwijs nodig is voor de nakoming van SPOQ haar verplichtingen onder de Overeenkomst. De Klant verleent SPOQ tevens het recht om deze rechten in sub-licentie te geven aan haar subcontractors, voor zover dat redelijkerwijs nodig is voor de uitvoering van de Overeenkomst.
15.2. De Klant erkent dat zij als enige aansprakelijk en verantwoordelijk is voor de (juistheid en correctheid van de) Klantgegevens. SPOQ is in geen geval verantwoordelijk of aansprakelijk voor dergelijke Klantgegevens noch voor enige actie of beslissing van de Klant of diens gebruiker op basis van de (output van) Klantgegevens (ingevoerd in het Platform of verstrekt voor de uitvoering van de Diensten en voorbereiding van Opleidingen).
15.3. De Klant garandeert dat de Klantgegevens (i) geen inbreuk maken op de Intellectuele Eigendomsrechten of andere rechten van derden; (ii) niet in strijd zijn met enige toepasselijke, lokale, nationale, regionale of internationale wet, statuut, verordening of regelgeving; en/of (iii) niet misleidend of frauduleus zijn.
16. Bescherming van persoonsgegevens
16.1. Elke Partij zal voldoen aan haar respectievelijke verplichtingen onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming bij de verwerking van persoonsgegevens, inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 (“GDPR”).
16.2. Indien en voor zover SPOQ persoonsgegevens verwerkt namens de Klant, zal SPOQ dergelijke persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de verwerkingsovereenkomst die als Bijlage 1 aan deze Algemene Voorwaarden is gehecht. Indien en voor zo ver SPOQ persoonsgegevens verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke zal SPOQ dit doen overeenkomstig haar privacy policy (zoals beschikbaar gesteld op haar Platform en/of de website).
16.3. De Klant garandeert dat hij het wettelijke recht heeft om persoonsgegevens (zoals deelnemerslijsten en e mailadressen en contactgegevens van deelnemers aan Opleidingen) bekend te maken aan SPOQ onder of in verband met deze Overeenkomst en dat de zij een geldige wettelijke grondslag heeft om de persoonsgegevens te verwerken en bekend te maken aan SPOQ. De Klant verbindt zich ertoe om alle betrokkenen voldoende te informeren in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving over de verwerking van hun persoonsgegevens onder de Overeenkomst.
17. Overmacht
17.1. Geen van beide Partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming of vertraging onder de Overeenkomst (andere dan haar betaalverplichtingen) indien deze schending, tekortkoming of vertraging het gevolg is van Overmacht. De termijn voor uitvoering van de Partijen die zich beroept op de Overmacht wordt in dergelijk geval dienovereenkomstig verlengd. In geval van Overmacht informeert de Partij die zich op de Overmacht beroept de andere Partij binnen een redelijke termijn over de aard van de Overmacht en het feit dat zij zich op deze clausule wil beroepen. In geval van Overmacht zullen de Partijen de schade en gevolgen trachten te beperken, voor zover redelijkerwijs mogelijk. Als de periode van niet-nakoming of vertraging langer dan negentig (90) kalenderdagen duurt, kan elke Partij de Overeenkomst beëindigen mits de andere Partij hiervan dertig (30) kalenderdagen van tevoren schriftelijk in kennis te stellen.
18. Diverse bepalingen
18.1. Overdracht. SPOQ kan te allen tijde alle of een deel van haar rechten of verplichtingen onder de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk overdragen aan een derde. De Klant mag alle of een deel van zijn rechten of verplichtingen onder de Overeenkomst niet overdragen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van SPOQ.
18.2. Volledige overeenkomst. Deze Overeenkomst vormt de volledige overeenkomst tussen de Partijen met betrekking tot het onderwerp hiervan en vervangt alle eerdere mondelinge of schriftelijke overeenkomsten, regelingen en communicaties tussen de Partijen met betrekking tot het onderwerp ervan.
18.3. Wijziging. SPOQ kan deze Algemene Voorwaarden te allen tijde wijzigen. De Algemene Voorwaarden die van kracht zijn op het moment van de Bestelling zijn van toepassing op de Overeenkomst.
18.4. Afstand. Elke afstand van recht of rechtsmiddel moet schriftelijk gebeuren en wordt niet beschouwd als een afstand van een later recht of rechtsmiddel en is slechts van kracht in het specifieke geval waarvoor zij werd gegeven. Een vertraging of verzuim om een recht of rechtsmiddel uit te oefenen, of de enkelvoudige of gedeeltelijke uitoefening van een recht of rechtsmiddel, houdt geen afstand in van dat of een ander recht of rechtsmiddel en beperkt evenmin de verdere uitoefening van dat of een ander recht of rechtsmiddel.
18.5. Splitsbaarheid. Indien een bepaling van de Overeenkomst (geheel of gedeeltelijk) ongeldig, onwettig of onuitvoerbaar is of wordt heeft dit geen invloed op de geldigheid of uitvoerbaarheid van de rest van de (bepalingen onder de) Overeenkomst. In dat geval zal de ongeldige bepaling automatisch vervangen worden door een nieuwe bepaling of deelbepaling die, zo veel als mogelijk, aansluit bij de oorspronkelijke bepaling.
18.6. Publiciteit. Tenzij uitdrukkelijk anders bepaald, heeft SPOQ het recht om de handelsmerken, logo's, naam of andere tekens van de Klant te gebruiken voor verwijzingen op haar website, sociale media en tijdens verkooppresentaties.
18.7. Kennisgevingen. Elke kennisgeving onder of in verband met de Overeenkomst moet schriftelijk gebeuren en aan de andere Partij worden bezorgd (i) persoonlijk of per aangetekende brief aan de zetel van de andere Partij; of (ii) per e-mail aan het e-mailadres dat de andere Partij gebruikte voor de Bestelling (met uitzondering van ingebrekestellingen en kennisgave van beëindiging). Een Partij kan haar (e-mail)adres voor kennisgevingen wijzigen overeenkomstig dit Artikel. Een kennisgeving wordt geacht te zijn ontvangen (i) indien persoonlijk bezorgd, op het moment dat de kennisgeving wordt achtergelaten aan het adres van de andere Partij; (ii) indien bezorgd per aangetekende brief, de derde (3de) werkdag na posten; en (iii) indien bezorgd per e-mail, op het moment van verzending.
18.8. Elektronische handtekening. De Klant erkent dat deze Overeenkomst (met inbegrip van eventuele wijzigingen daarvan) en Orders kan worden ondertekend via elektronische handtekeningtechnologie. In dat geval is de elektronische handtekening het juridisch bindende equivalent van een handgeschreven handtekening en zal dezelfde kracht en uitwerking hebben als de afgifte van een originele papieren kopie. Voor zover het toepasselijk recht dit toestaat, zal de Klant op geen enkel moment beweren dat zijn elektronische handtekening niet juridisch bindend is.
18.9. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank. De Overeenkomst, en alle geschillen of vorderingen die voortvloeien uit of verband houden met de Overeenkomst worden beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met het Belgisch recht, zonder rekening te houden met de regels in verband met conflicteren rechtstelsels. Het Verdrag der Verenigde Naties inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken is niet van toepassing op de Overeenkomst. De rechtbanken van Gent, afdeling Gent zijn exclusief bevoegd om de geschillen of vorderingen (met inbegrip van niet-contractuele geschillen of vorderingen) die voortvloeien uit of verband houden met de Overeenkomst te beslechten.
Bijlage 1 – Verwerkersovereenkomst
In deze Verwerkersovereenkomst (“VO”) worden de aanvullende bepalingen, vereisten en voorwaarden uiteengezet waaronder SPOQ (in de capaciteit van Verwerker) Persoonsgegevens zal verwerken in de uitvoering van de Overeenkomst ten behoeve van de Klant (in de capaciteit van Verwerkingsverantwoordelijke). Deze VO bevat de clausules die op grond van artikel 28 (3) van de AVG vereist zijn voor overeenkomsten tussen verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers.
1. Definities en Interpretatie
1.1. In deze VO zijn de volgende definities en interpretatieregels van toepassing:
Bedrijfsdoeleinden betekent de diensten die in de Overeenkomst beschreven worden en/of eender welk ander doeleinde dat specifiek geïdentificeerd werd in Annex A.
Gegevensbeschermingswetgeving betekent elke toepasselijke Europese en Belgische wetgeving, met inbegrip van o.a. besluiten, richtlijnen en voorschriften, voor de bescherming van persoonsgegevens, in het bijzonder de AVG, en de toepasselijke implementatiewetgeving krachtens het Belgisch recht.
AVG is de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (“Algemene Verordening Gegevensbescherming”).
Verwerkingsverantwoordelijke, Verwerker, Gegevensbeschermingseffectbeoordeling, Betrokkene, Persoonsgegevens, Inbreuk in verband met Persoonsgegevens, en verwerken/verwerking hebben dezelfde betekenis als in de AVG.
1.2. Deze VO is onderworpen aan de bepalingen van de Overeenkomst en maakt integraal deel uit van de Overeenkomst.
1.3. In geval van tegenstrijdigheid of ambiguïteit tussen:
(i) een bepaling in het hoofddocument van deze VO en een bepaling in de annexen, prevaleert de bepaling in het hoofddocument van deze VO; en
(ii) een van de bepalingen van deze VO en de bepalingen van de Overeenkomst, prevaleren de bepalingen van deze VO.
2. Soorten Persoonsgegevens en verwerkingsdoeleinden
2.1. De Verwerkingsverantwoordelijke behoudt de controle over de Persoonsgegevens en blijft verantwoordelijk voor de naleving van zijn verplichtingen krachtens de toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving, met inbegrip van het verrichten van de vereiste kennisgevingen en het verkrijgen van de nodige toestemmingen, alsook voor de verwerkingsinstructies die hij aan de Verwerker geeft. De Verwerkingsverantwoordelijke zal de Verwerker op de hoogte stellen van eventuele aanvullende nationale en/of sectorspecifieke dwingende wetgeving die van toepassing is op de Verwerking door de Verwerker als gevolg van de Verwerking door de Verwerkingsverantwoordelijke.
2.2. Annex A beschrijft de aard en het doel van de verwerking, de bewaartermijn(en) en de categorieën van Persoonsgegevens en soorten Betrokkenen waarvoor de Verwerker gegevens mag verwerken om de Bedrijfsdoeleinden te verwezenlijken.
3. Verplichtingen van de Verwerker
3.1. De Verwerker zal de Persoonsgegevens slechts verwerken voor zover en op zodanige wijze als nodig is voor de Bedrijfsdoeleinden, overeenkomstig de schriftelijke instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerker zal de Persoonsgegevens niet verwerken voor enig ander doeleinde of op een manier die niet in overeenstemming is met deze VO of de Gegevensbeschermingswetgeving. De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld op de hoogte stellen indien hij van mening is dat de instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke niet in overeenstemming is met de Gegevensbeschermingswetgeving.
3.2. De Verwerker zal alle Persoonsgegevens vertrouwelijk behandelen en mag geen Persoonsgegevens aan derden verstrekken, tenzij de Verwerkingsverantwoordelijke of deze VO uitdrukkelijk toestemming geeft voor deze verstrekking, of zoals bij wet vereist is. Indien een wet, rechtbank, regelgevende instantie of toezichthoudende autoriteit de Verwerker verplicht Persoonsgegevens te verwerken of openbaar te maken, dient de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke eerst op de hoogte te stellen van de wettelijke of regelgevende verplichting en de Verwerkingsverantwoordelijke de gelegenheid te bieden bezwaar te maken tegen de verplichting of deze aan te vechten, tenzij de wet een dergelijke kennisgeving verbiedt.
3.3. De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke redelijkerwijs bijstaan bij het voldoen aan de nalevingsverplichtingen van de Verwerkingsverantwoordelijke op grond van de Gegevensbeschermingswetgeving, rekening houdend met de aard van de verwerking door de Verwerker en de informatie waarover de Verwerker beschikt, onder meer met betrekking tot de rechten van de Betrokkene, Gegevensbeschermingseffectbeoordelingen alsook de rapportage aan en het overleg met toezichthoudende autoriteiten op grond van de Gegevensbeschermingswetgeving. De Verwerkeringsverantwoordelijke moet cf. artikel 13.2 alle redelijke kosten dekken die verband houden met de prestatie van de Verwerker krachtens dit artikel 3.3.
4. Werknemers van de Verwerker
4.1. De Verwerker zal ervoor zorgen dat alle werknemers:
(i) op de hoogte zijn van het vertrouwelijke karakter van de Persoonsgegevens en gebonden zijn aan gepaste geheimhoudingsverplichtingen en gebruiksbeperkingen ten opzichte van de Persoonsgegevens; en
(ii) op de hoogte zijn van zowel de plichten van de Verwerker als hun persoonlijke plichten en verplichtingen onder de Gegevensbeschermingswetgeving en deze VO.
5. Beveiliging
5.1. De Verwerker zal passende technische en organisatorische maatregelen treffen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, toegang, openbaarmaking, kopiëren, wijziging, opslag, reproductie, weergave of verspreiding van Persoonsgegevens, en tegen onopzettelijk of onrechtmatig verlies, vernietiging, wijziging, openbaarmaking of beschadiging van Persoonsgegevens, zoals verder beschreven in Annex A.
5.2. De Verwerkingsverantwoordelijke biedt voldoende garanties met betrekking tot de uitvoering van passende technische en organisatorische maatregelen, zodat de verwerking voldoet aan de vereisten uit de AVG en zodat de bescherming van de rechten van de betrokkenen wordt gewaarborgd. Deze maatregelen omvatten eveneens de in artikel 32 van de AVG bedoelde maatregelen om een passend beveiligingsniveau te waarborgen dat is aangepast aan het risico. De Verwerkingsverantwoordelijke stelt enkel persoonsgegevens aan de Verwerker ter beschikking voor verwerking indien zij zich ervan heeft verzekerd dat de passende beveiligingsmaatregelen zijn getroffen.
5.3. Indien de Verwerkingsverantwoordelijke de Verwerker verzoekt om specifieke technische en organisatorische maatregelen te implementeren, zal de Verwerkingsverantwoordelijke de Verwerker vergoeden voor de uitvoering van die maatregelen overeenkomstig artikel 13.2 van deze VO, voor zover de Verwerker niet over gelijkwaardige maatregelen beschikt.
6. Inbreuk in verband met Persoonsgegevens
6.1. De Verwerker moet de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onnodige vertraging en in ieder geval binnen 72 uur op de hoogte stellen indien hij kennis krijgt van een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens.
6.2. Wanneer de Verwerker kennis krijgt van een Inbreuk in verband met de Persoonsgegevens, moet hij zonder onnodige vertraging de Verwerkingsverantwoordelijke de volgende informatie bezorgen:
(i) een beschrijving van de aard ervan, met inbegrip van de categorieën en het geraamde aantal Betrokkenen en Persoonsgegevensrecords die hierdoor getroffen zijn;
(ii) de waarschijnlijke gevolgen; en
(iii) een beschrijving van de maatregelen die zijn genomen of worden voorgesteld om de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens aan te pakken, met inbegrip van maatregelen om de eventuele nadelige gevolgen ervan te beperken.
6.3. Onmiddellijk na een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens, zullen de Partijen met elkaar samenwerken om de zaak te onderzoeken. De Verwerker zal voor zover commercieel redelijk samenwerken met de Verwerkingsverantwoordelijke bij de behandeling van de aangelegenheid door de Verwerkingsverantwoordelijke, waaronder:
(i) het verlenen van medewerking aan een onderzoek;
(ii) het ondernemen van redelijke en snelle stappen om de gevolgen te beperken en eventuele schade als gevolg van de inbreuk in verband met Persoonsgegevens tot een minimum te beperken.
6.4. De Verwerker zal derden niet in kennis stellen van een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Verwerkingsverantwoordelijke, behalve wanneer hij hiertoe wettelijk verplicht is. Het is en blijft de verantwoordelijkheid van de Verwerkingsverantwoordelijke voor het melden van een inbreuk aan de toezichthoudende autoriteit en/of de betrokkenen.
6.5. De Verwerkeringsverantwoordelijke moet alle redelijke kosten dekken die verband houden met de prestatie van de Verwerker krachtens dit artikel 6, overeenkomstig artikel 13.2, tenzij de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens het gevolg is van nalatigheid, opzettelijk wangedrag of schending van deze VO door de Verwerker.
7. Grensoverschrijdende doorgifte van persoonsgegevens
7.1. De verwerking van persoonsgegevens zal uitsluitend plaatsvinden binnen de Europese Economische Ruimte, uitgezonderd de verwerking door subverwerkers (indien van toepassing).
7.2. Doorgifte van gegevens aan een derde land of een internationale organisatie door de Verwerker geschiedt uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke of om te voldoen aan een specifieke eis uit hoofde van het Unierecht of het lidstatelijke recht waaraan de Verwerker is onderworpen, en vindt plaats in overeenstemming met hoofdstuk V van de AVG.
7.3. De Verwerkingsverantwoordelijke stemt ermee in dat wanneer de Verwerker een subverwerker in dienst neemt voor het uitvoeren van specifieke verwerkingen (namens de Verwerkingsverantwoordelijke) en die verwerkingen een doorgifte van persoonsgegevens in de zin van hoofdstuk V van de AVG inhouden, de Verwerker en de subverwerker de naleving van hoofdstuk V van de AVG kunnen waarborgen door gebruik te maken van standaardcontractbepalingen die door de Commissie zijn vastgesteld overeenkomstig artikel 46, lid 2, van de AVG.
8. Subverwerkers
8.1. De Verwerker heeft de Verwerkingsverantwoordelijke haar algemene toestemming voor het aanstellen van Subverwerker op voorwaarde dat:
(i) de Verwerkingsverantwoordelijke in de gelegenheid wordt gesteld bezwaar aan te tekenen tegen de aanwijzing van elke Subverwerker binnen veertien (14) kalenderdagen nadat de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke in kennis heeft gesteld van zijn voornemen om een dergelijke Subverwerker aan te wijzen. Dit echter met dien verstande dat de Verwerkingsverantwoordelijke alleen schriftelijk en op redelijke en met bewijsstukken gestaafde gronden bezwaar kan aantekenen tegen een dergelijke aanwijzing;
(ii) de Verwerker met de Subverwerker een schriftelijke overeenkomst sluit die inhoudelijk dezelfde voorwaarden bevat als die welke in deze VO zijn vervat; en
8.2. De Subverwerkers die bij aanvang van deze VO goedgekeurd zijn, worden vermeld in Annex A. De Verwerker dient in Annex A een lijst op te nemen van alle goedgekeurde Subverwerkers, met vermelding van de naam en locatie van elke Subverwerker.
8.3. Onverminderd artikel 13.1 blijft de Verwerker ten opzichte van de Verwerkingsverantwoordelijke volledig aansprakelijk voor iedere niet-nakoming door een Subverwerker van zijn verplichtingen met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens.
9. Klachten, verzoeken van Betrokkenen en rechten van derden
9.1. De Verwerker dient de passende technische en organisatorische maatregelen te treffen die schriftelijk afgesproken werden tussen de Partijen en zal onverwijld en naar best vermogen de informatie verstrekken aan de Verwerkingsverantwoordelijke die de Verwerkingsverantwoordelijke redelijkerwijs kan verlangen, om de Verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen te voldoen aan:
(i) de rechten van Betrokkenen op grond van de Gegevensbeschermingswetgeving, met inbegrip van het recht op toegang, het recht om persoonsgegevens te rectificeren en te wissen, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, en het recht om de verwerking van persoonsgegevens te beperken; en
(ii) informatie- of beoordelingskennisgevingen die door een toezichthoudende autoriteit aan de Verwerker zijn betekend op grond van de Gegevensbeschermingswetgeving.
9.2. De Verwerker dient de Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld op de hoogte te stellen indien hij een klacht, kennisgeving of mededeling ontvangt die direct of indirect betrekking heeft op de verwerking van de Persoonsgegevens of op de naleving door een van de Partijen van de Gegevensbeschermingswetgeving.
9.3. De Verwerker dient de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen indien hij een verzoek ontvangt van een Betrokkene om toegang tot zijn Persoonsgegevens of om uitoefening van een van de rechten die hij op grond van de Gegevensbeschermingswetgeving heeft.
9.4. De Verwerker moet redelijkerwijs zijn medewerking verlenen en de Verwerkingsverantwoordelijke bijstaan bij het reageren op klachten, kennisgevingen, mededelingen of verzoeken van Betrokkenen.
9.5. De Verwerker mag de Persoonsgegevens niet bekendmaken aan een Betrokkene of aan een derde, anders dan op verzoek of instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke, zoals bepaald in deze VO of vereist bij wet.
10. Looptijd en beëindiging
10.1. Deze VO zal volledig van kracht blijven zolang:
(i) de Overeenkomst van kracht blijft; of
(ii) de Verwerker Persoonsgegevens in verband met de Overeenkomst in zijn bezit of onder zijn controle houdt.
10.2. Elke bepaling van deze VO die uitdrukkelijk of stilzwijgend van kracht moet worden of blijven bij of na beëindiging van de Overeenkomst (met inbegrip van o.a. artikel 13.1), zal onverminderd van kracht blijven.
11. Teruggave en vernietiging van gegevens
11.1. Bij beëindiging van de Overeenkomst, om welke reden dan ook, of bij het verstrijken van de looptijd daarvan, moet de Verwerker alle of een deel van de Persoonsgegevens die verband houden met deze VO en die zich in zijn bezit of onder zijn beheer bevinden, veilig wissen of vernietigen, of, indien de Verwerkingsverantwoordelijke hierom schriftelijk verzoekt, deze teruggeven en niet bewaren, tenzij een wet, voorschrift of overheids- of regelgevende instantie de Verwerker verplicht documenten of materialen te bewaren die de Verwerker anders zou moeten terugbezorgen of vernietigen.
12. Controle
12.1. De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke naar best vermogen alle informatie ter beschikking stellen die redelijkerwijs nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit hoofde van deze VO en de Gegevensbeschermingswetgeving worden nageleefd en zal de Verwerkingsverantwoordelijke en diens gemachtigde controleurs toestaan controles uit te voeren met betrekking tot de naleving door de Verwerker van zijn verplichtingen uit hoofde van deze VO en de Gegevensbeschermingswetgeving.
12.2. Een dergelijke controle mag niet vaker dan eenmaal per contractjaar plaatsvinden (of indien er objectieve aanwijzingen zijn van mogelijke inbreuk op de VO), geschiedt uitsluitend op kosten van de Verwerkingsverantwoordelijke en wordt slechts uitgevoerd indien de Verwerkingsverantwoordelijke de Verwerker ten minste dertig (30) kalenderdagen van tevoren schriftelijk in kennis heeft gesteld van zijn voornemen om een controle uit te voeren. De controle moet plaatsvinden tijdens de normale kantooruren en mag de zakelijke activiteiten van de Verwerker niet op onredelijke wijze hinderen. De audit zal zodanig worden uitgevoerd dat de bedrijfsvoering van de Verwerker zo min mogelijk wordt verstoord.
12.3. De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door de Partijen in onderling overleg worden beoordeeld en zullen naar aanleiding daarvan, voor zover dat redelijk is in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst al dan niet leiden tot een doorvoering van aanpassingen door één van die Partijen of door de Partijen gezamenlijk. De Verwerker heeft de mogelijkheid om de uitvoering van de desbetreffende instructie op te schorten tot de Verwerkingsverantwoordelijke zijn instructie bevestigt, wijzigt of intrekt, of de Overeenkomst of samenwerking te beëindigen, wanneer die Partij, na overleg, volhardt in de inbreuk of een onwettelijke instructie.
12.4. Bij de uitvoering van een dergelijke audit moet rekening worden gehouden met de vertrouwelijkheidsverplichtingen van de Partijen ten aanzien van derden. Zowel de Partijen als hun auditeurs dienen de in het kader van een audit verzamelde informatie geheim te houden en uitsluitend te gebruiken om na te gaan of de andere Partij deze bepalingen en de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming naleeft.
12.5. De Verwerkingsverantwoordelijke vergoedt de Verwerker overeenkomstig artikel 13.2 van de bepalingen voor de diensten die hij verleent in verband met deze bepaling. Tevens worden de kosten voor de inzet van de compliance officers en aangestelde auditeurs van de Verwerker gedurende de audit gedragen door de Verwerkingsverantwoordelijke.
13. Slotbepalingen
13.1. Voor zover toegestaan onder het toepasselijk recht, zijn alle beperkingen en/of uitsluitingen van aansprakelijkheid in de Overeenkomst van toepassing op deze VO.
13.2. De in het kader van deze VO uit te voeren diensten die de Verwerker aan de Verwerkingsverantwoordelijke mag aanrekenen, worden in rekening gebracht op basis van de gewerkte uren en de dan geldende standaarduurtarieven van de Verwerker (dewelke op verzoek worden meegedeeld). De Verwerker zal deze bedragen maandelijks factureren. Betalingen door de Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker voor de diensten onder deze VO vinden plaats in overeenstemming met de bepalingen van de Overeenkomst.
13.3. Indien op enig moment gedurende de Looptijd wordt vastgesteld dat een van de bepalingen van deze VO ongeldig, onwettig of niet-afdwingbaar is of is geworden, worden de geldigheid, wettigheid en afdwingbaarheid van de overige bepalingen van de VO hierdoor op geen enkele wijze beïnvloed of aangetast. De Partijen zullen te goeder trouw onderhandelen om een dergelijke ongeldige, onwettige of niet-afdwingbare bepaling te vervangen door een geldige, wettige en afdwingbare bepaling waarvan het effect dat van de ongeldige, onwettige of niet-afdwingbare bepaling zo dicht mogelijk benadert.
13.4. Deze VO wordt beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met de wetten die van toepassing zijn op de Overeenkomst. Dezelfde rechtbank als vermeld in de Overeenkomst is als enige bevoegd om zich uit te spreken over alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze VO.
Bijlagen:
- Annex A Verwerkingsdetails
Annex A – Verwerkingsdetails
1. Doeleinde van de Verwerking
☒ Uitvoering van de Overeenkomst, de Diensten en de Opleidingen en het aanbieden van het Platform (indien van toepassing);
☐ Aanvullende Bedrijfsdoeleinden en specifieke instructies met betrekking tot de Verwerking: _______________________
2. Aard van de Verwerking
☒ verzameling
☒ registratie
☒ organisatie
☒ structurering
☒ opslag
☒ aanpassing of wijziging
☒ verwijdering
☒ raadpleging
3. Categorieën van Betrokkenen
☒ Werknemers, medewerkers, consultants en/of andere vertegenwoordigers of staff van de Klant
☐ Klanten van de Klant
☒ Gebruikers van het Platform en deelnemers aan Opleidingen
4. Categorieën van Persoonsgegevens
☒ Persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, telefoonnummer, enz.)
☒ Elektronische identificatiegegevens (IP-adres, MAC adres, cookies, enz.)
☐ Financiële gegevens (bankrekeningnummers, verzekering, loon, enz.)
☒ Persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, visa, enz.)
☐ Familie (burgerlijke staat, samenwoning, naam van echtgeno(o)t(e)/partner, kinderen, ouders, enz.)
☐ Lidmaatschappen (beroepsmatige en niet beroepsmatige lidmaatschappen, clubs, groepen, verenigingen, enz.)
☐ Justitiële gegevens (gegevens over veroordelingen en strafbare feiten, verdenkingen, tenlasteleggingen en administratieve sancties)
5. Bewaartermijn
☒ Gedurende de looptijd van de Overeenkomst
☒ gebruik
☒ openbaarmaking door middel van doorgifte, verspreiding of andere vormen van terbeschikkingstelling
☒ afstemming of combinatie
☒ beperking, uitwissing of vernietiging van gegevens (al dan niet via geautomatiseerde weg).
☐ andere (gelieve te specificeren): _______________________
☐ Andere (gelieve te specificeren): _______________________
☐ Huisvestingskenmerken (type woning, verblijfsduur, enz.)
☐ Gezondheidsgerelateerde gegevens (lichamelijke gezondheid, mentale gezondheid, genetische gegevens, behandelingen, voorschriften, enz.)
☒ Opleiding (curriculum, financiering van studies, kwalificaties, beroepservaring, publicaties, enz.)
☒ Beroep en functie (huidige functie, werkomschrijving, sollicitatiegegevens, loopbaan, salaris, gegevens over IT-uitrusting, wachtwoorden en codes, enz.)
☒ Foto's of video’s
☒ Andere (gelieve te specificeren): alle andere gegevens die worden meegedeeld ter voorbereiding of tijdens het uitvoeren van Opleidingen en Diensten of die worden geüpload of gegenereerd door het gebruik van het Platform.
15
Laatste update: 31 Oktober 2025
☐ Specifieke bewaartermijnen, gelieve te specificeren: _______________________
6. Contactgegevens van de persoon die verantwoordelijk is voor de naleving van de gegevensbescherming
|
|
SPOQ |
|
|
privacy@spoq.be |
7. Lijst van (sub)verwerkers
De Klant heeft volgende categorieën van (sub)verwerkers geautoriseerd:
☒ Hosting providers;
☒ IT-dienstverleners;
☒ Zelfstandige dienstverleners, freelancers of andere vertegenwoordigers die gewoonlijk worden aangesteld door SPOQ in de uitvoering van diens dienstverlening (inclusief aangestelde lesgevers en trainers)
☒ Communicatie dienstverleners;
☒ Professionele adviseurs (zoals advocaten, accountants, etc.);
☒ Verbonden vennootschappen;
☐ Andere (gelieve te specificeren): _______________________
8. Doorgiften van Persoonsgegevens
Categorie en locatie ontvangers van Persoonsgegevens buiten de EER:
☒ Niet van toepassing
☐ Eindgebruikers, werknemers, leidinggevenden, freelancers, aannemers en/of consultants van de Klant, die zich buiten de EER bevinden;
☐ De volgende subverwerkers zoals geïdentificeerd in deze Annex A (specificeer): _______________________ ☐ Andere (specificeer): _______________________
Doel(en) voor overdracht van persoonsgegevens buiten de EER
☒ Niet van toepassing
☐ De doeleinden zoals gedefinieerd deze Annex A
☐ Andere (specificeer): _______________________
9. Technische en organisatorische maatregelen
SPOQ implementeert waar gepast volgende technische en organisatorische maatregelen:
- maatregelen die de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen en ‑diensten garanderen (zoals het gebruik van antivirussoftware en het regelmatig updaten van gebruikte software, systemen en devices);
- maatregelen voor de identificatie en autorisatie van gebruikers;
- maatregelen ter waarborging van de fysieke beveiliging van de locaties waar persoonsgegevens worden verwerkt;
- maatregelen om gegevensminimalisering te waarborgen;
- maatregelen om de kwaliteit van de gegevens te waarborgen;
- maatregelen om te zorgen voor beperkte bewaring van gegevens.
SPOQ doet er alles aan om Persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen: technisch, fysiek en organisatorisch. Om gelijke tred te houden met evoluerende beveiligingsnormen, erkent de Klant dat de hierin beschreven maatregelen van tijd tot tijd bijgewerkt worden (naar eigen goeddunken van SPOQ). Op verzoek zal SPOQ elke bijgewerkte versie van deze Annex verstrekken.
Ondanks de hierboven beschreven maatregelen erkennen Partijen hierbij dat er altijd risico's zijn verbonden aan het verzenden van Persoonsgegevens via internet en dat de veiligheid en bescherming van Persoonsgegevens nooit volledig kan worden gegarandeerd, noch kan worden gegarandeerd dat onbevoegde derden nooit in staat zullen zijn die maatregelen te omzeilen of de door SPOQ Verwerkte Persoonsgegevens voor oneigenlijke doeleinden te gebruiken.
Eventueel door SPOQ aangestelde (sub)verwerkers implementeren (voor zover gepast gelet op de aard van diens diensten) de maatregelen zoals gedefinieerd in deze Annex, of dergelijke andere maatregelen die resulteren in een gelijkwaardig of hoger niveau van bescherming van Persoonsgegevens zoals nuttig of noodzakelijk geacht door dergelijke (sub-)verwerkers.